Generelle vilkår og betingelser
Almindelige forretningsbetingelser for BALLFREUNDE GmbH, i det følgende benævnt BALLFREUNDE.
1. Tilmelding, bekræftelse
1.1. B2B-kontraktpartnere
BALLFREUNDE GmbH’s aftalepartner er udelukkende den idrætsforening, der er angivet i reservationen (i det følgende benævnt „foreningen“ eller „kunden“). BALLFREUNDE’s tilbud henvender sig udelukkende til foreninger, forbund og juridiske personer (B2B-forretning).
1.2. Sikring af repræsentationsbeføjelsen
Ved afsendelse af reservationen bekræfter den, der foretager reservationen, udtrykkeligt, at vedkommende er bemyndiget af foreningens repræsentationsberettigede organer (bestyrelsen i henhold til § 26 i BGB) til at afgive alle erklæringer i forbindelse med reservationen. Den tilmeldende skal ved booking angive en officiel e-mail-adresse for foreningen.
1.3. Ansøgerens personlige ansvar i tilfælde af manglende fuldmagt
Hvis tilmelderen handler uden den nødvendige fuldmagt, og foreningen nægter at godkende aftalen, hæfter tilmelderen personligt over for BALLFREUNDE som repræsentant uden fuldmagt i henhold til § 179 i BGB. I dette tilfælde er BALLFREUNDE berettiget til efter eget valg at kræve, at den tilmeldte opfylder de kontraktmæssige betalingsforpligtelser eller betaler erstatning (især afbestillingsgebyrer i henhold til punkt 4).
1.4. Indgåelse af aftalen
Ved tilmeldingen afgiver tilmelderen på vegne af foreningen BALLFREUNDE et bindende tilbud om indgåelse af en aftale. Aftalen træder i kraft ved modtagelsen af den skriftlige reservationsbekræftelse (en e-mail er tilstrækkelig).
1.5. Turneringsregler
Ved tilmeldingen accepterer den tilmeldte BALLFREUNDE-turneringsreglerne.
2. Betaling
2.1. Tilmeldingsgebyr / Betalingsfrist
Når du modtager reservationsbekræftelsen, forfalder tilmeldingsgebyret pr. hold straks og skal betales inden for den betalingsfrist, der er angivet på fakturaen. Tilmeldingsgebyret dækker de administrative og organisatoriske omkostninger, der opstår allerede ved bookingen. I tilfælde af en senere afbestilling eller afvisning af årsager, som BALLFREUNDE ikke er ansvarlig for, vil gebyret blive opkrævet eller tilbageholdt som allerede afholdte udgifter.
2.2. Deltagergebyr / Restbeløb
Deltagergebyret (omkostninger til indkvartering, forplejning osv.) skal betales senest otte uger før arrangementets start uden yderligere opfordring. De nøjagtige forfaldsdatoer og beløb fremgår af reservationsbekræftelsen og fakturaen. Betalingerne skal foretages i ét samlet beløb for alle tilmeldte deltagere med angivelse af fakturanummeret.
2.3. Kortfristede bookinger
Ved tilmeldinger, der foretages senest otte uger før arrangementets start, skal det samlede fakturabeløb (tilmeldingsgebyr og deltagergebyrer) betales straks efter modtagelse af fakturaen.
2.4. Betalingsforsinkelse og opsigelse fra BALLFREUNDE’s side
Hvis betalingerne ikke foretages inden for den fastsatte frist, kan BALLFREUNDE efter en forgæves rykkerskrivelse og fastsættelse af en yderligere frist træde tilbage fra aftalen. I dette tilfælde har BALLFREUNDE ret til at annullere aftalen og kræve faste annulleringsgebyrer i henhold til punkt 4.2. Udlevering af rejse- og turneringsdokumenter (sidste oplysninger) sker først efter fuld modtagelse af restbeløbet, dog tidligst 14 dage før arrangementets start.
2.5. Afbestillings- og ombookingsgebyrer
Gebyrer for afbestillinger, ændringer eller ombookinger i henhold til punkt 4 forfalder til betaling straks ved fakturering.
3. Ydelse
3.1. Omfang af ydelser
Omfanget af de kontraktmæssige ydelser, som BALLFREUNDE skal levere, fremgår af den pågældende turnerings ydelsesbeskrivelse (Generelle oplysninger) samt oplysningerne i den individuelle reservationsbekræftelse.
3.2. Form af tilknyttede aftaler
Afvigende aftaler, særlige ønsker eller sideaftaler skal for at være gyldige bekræftes skriftligt af BALLFREUNDE (e-mail er tilstrækkeligt).
3.3. Forbehold for ændringer i programmet
Efterfølgende ændringer eller afvigelser i enkelte ydelser i forhold til det aftalte indhold (f.eks. ændringer i kampplanen, spillestederne eller måltidstiderne), som bliver nødvendige efter kontraktens indgåelse og som ikke er forårsaget af BALLFREUNDE i strid med god tro, er tilladt, forudsat at ændringerne ikke er væsentlige og ikke påvirker den samlede udformning af det bookede arrangement.
4. Afbestilling fra foreningens side (annullering) og ændringer af reservationer
4.1. Erklæring om tilbagetræden og form
Foreningen kan til enhver tid inden arrangementets start træde tilbage fra aftalen. Afgørende for tidspunktet for afbestillingen er, hvornår BALLFREUNDE modtager tilbagetrædelseserklæringen. Tilbagetrædelseserklæringen skal fremsendes skriftligt (en e-mail til info@ballfreunde.com er tilstrækkeligt).
4.2. Faste afbestillingsgebyrer
Hvis foreningen trækker sig fra aftalen, eller hvis gruppen ikke møder op til arrangementet (no-show), uden at BALLFREUNDE kan holdes ansvarlig herfor, bevarer BALLFREUNDE retten til det aftalte vederlag. BALLFREUNDE fratrækker dog de besparede udgifter. De faste afbestillingsgebyrer (pr. afbestilt person) er inddelt i følgende trin, tillagt et administrationsgebyr på 25,00 EUR pr. booking:
Indtil 90 dage før arrangementets start: 0 % af deltagerprisen
89 til 31 dage før arrangementets start: 40 % af deltagerprisen
30 til 16 dage før arrangementets start: 60 % af deltagerprisen
Fra den 15. dag før arrangementets start: 90 % af deltagerprisen
Ved udeblivelse (no-show) på ankomstdagen: 100 % af deltagerprisen
Foreningen forbeholder sig retten til at bevise, at BALLFREUNDE ikke har lidt noget tab eller kun et væsentligt mindre tab. Tilmeldingsgebyret pr. hold forbliver uændret i henhold til punkt 2.1 og refunderes ikke i tilfælde af aflysning.
4.3. Fleksibel ordning ved delvis afbestilling (antal personer)
BALLFREUNDE giver foreningen en engangsret til senest otte uger (56 dage) før arrangementets start at reducere det reserverede antal personer gratis med op til 10 % (afrundet til det nærmeste hele antal personer). For enhver reduktion af deltagerantallet, der går ud over dette eller sker senere, opkræves afbestillingsgebyrer i henhold til punkt 4.2. For behandling og ændringer fra og med den anden justering opkræver BALLFREUNDE et administrationsgebyr på 25,- EUR pr. transaktion.
4.4. Indvirkning på rabatter og pakkepriser
Skulle det minimale deltagerantal, der er forudsætning for tildeling af rabatter, gratis pladser eller gruppepriser, blive underskredet som følge af delvise afmeldinger, forbeholder BALLFREUNDE sig retten til at genberegne priserne for de tilbageværende deltagere i henhold til den gældende prisstigning.
4.5. Rejseafbestillingsforsikring
BALLFREUNDE anbefaler på det kraftigste, at foreningen og alle deltagere tegner en rejseafbestillings- og afbrydelsesforsikring.
5. Tilbagetrækning, opsigelse og ændring af ydelser fra BALLFREUNDE
5.1. Force majeure, myndighedsbeslutninger og ekstreme vejrforhold
BALLFREUNDE går ud fra, at alle arrangementer afholdes som planlagt. Skulle den korrekte afvikling af arrangementet blive umuliggjort eller væsentligt vanskeliggjort på grund af uforudsete, ekstraordinære omstændigheder (højere magt, f.eks. naturkatastrofer, ekstreme vejrforhold såsom hedebølger, uvejr eller kraftig regn, myndighedsbeslutninger, adgangsforbud eller sikkerhedsrisici) bliver umulig eller væsentligt vanskeliggjort, gælder følgende bestemmelser.
5.2. Ret til programændringer og alternative programmer
BALLFREUNDE har ret til, hvis der indtræffer begivenheder som beskrevet i punkt 5.1, at tilpasse turneringsprogrammet, spilletiderne, spillestederne samt kampformaterne på en rimelig måde (f.eks. flytning af kampe til om morgenen eller om aftenen, brug af alternative baner eller indendørsbaner, forkortelse af spilletiden eller tilvejebringelse af et passende alternativt program og rammeprogram). Sådanne tilpasninger udgør ikke en mangel og berettiger ikke klubben til at træde tilbage fra aftalen uden omkostninger, forudsat at rejsen som helhed opretholdes.
5.3. Brug af rejseydelser i tilfælde af ændringer i turneringen
Hvis foreningen, trods en tilpasning af sportsprogrammet i henhold til punkt 5.2, benytter sig af de øvrige aftalte rejseydelser (især indkvartering og forplejning), betragtes rejsen som gennemført. I dette tilfælde er der ikke ret til fuld refusion af deltagergebyret.
Hvis foreningen på trods af en berettiget tilpasning i henhold til punkt 5.2 ikke benytter sig af det tilbudte alternative program eller de øvrige bookede rejseydelser (især indkvartering og forplejning), eller hvis gruppen afviser at rejse, betragtes dette som en afbestilling fra foreningens side. I dette tilfælde finder afbestillingsbetingelserne og -gebyrerne i henhold til punkt 4.2 anvendelse. Der er ikke ret til gratis afbestilling eller fuld refusion.
5.4. Aflysning inden arrangementets start / afbrydelse under arrangementet
Aflysning inden ankomst: Hvis det på grund af myndighedsforbud eller force majeure bliver fuldstændig umuligt at gennemføre arrangementet samt et alternativt program i henhold til punkt 5.2 inden ankomsten, aflyses turneringen. I dette tilfælde refunderer BALLFREUNDE de indbetalte deltagergebyrer. Yderligere krav fra foreningen (især erstatning for individuelt bookede rejser, udgifter i forbindelse med aflysning eller andre omkostninger) er udtrykkeligt udelukket.
Afbrydelse efter ankomst: Hvis arrangementet afbrydes eller indskrænkes på stedet efter gruppens ankomst på grund af force majeure eller myndighedskrav, forbliver kravet på betaling for allerede leverede eller ikke længere afbestillelige delydelser (især indkvartering, forplejning og allerede gennemførte programpunkter) fuldt ud gældende. I dette tilfælde refunderer BALLFREUNDE udelukkende de udgifter, der faktisk er sparet som følge af afbrydelsen.
5.5. Opsigelse med øjeblikkelig virkning på grund af adfærd, der strider mod aftalen
BALLFREUNDE kan opsige aftalen uden varsel, hvis deltagere, vejledere eller ledsagere i den bookede gruppe vedvarende forstyrrer afviklingen af arrangementet på trods af en advarsel eller opfører sig i en sådan grad, at det strider mod aftalen (f.eks. hærværk, grove overtrædelser af husordenen eller turneringsreglerne), at en øjeblikkelig ophævelse af aftalen er berettiget. Hvis BALLFREUNDE opsiger aftalen af denne grund, bevarer BALLFREUNDE retten til deltagergebyret fratrukket de besparede udgifter. Ekstraomkostninger i forbindelse med en for tidlig hjemrejse afholdes af foreningen.
6. Gruppeledelse, tilsynspligt og erstatningsansvar
6.1. Voksne gruppeleder og tilsynspligt
Hver tilmeldt gruppe skal ledsages og ledes af mindst to myndige personer (ved store grupper på 20 personer eller derover mindst tre). Ansvaret for tilsynet med mindreårige deltagere påhviler under hele arrangementet udelukkende de ledsagere og vejledere, som gruppen eller foreningen har udpeget.
6.2. Ansvar for skader forårsaget af deltagere
Foreningen hæfter for alle materielle skader, økonomiske tab og personskader, der skyldes uagtsomhed fra deltagere, trænere eller ledsagere i foreningens gruppe og som rammer ejendom tilhørende BALLFREUNDE eller dennes tjenesteudbydere (f.eks. overnatningssteder, transportselskaber, idrætsanlæg). BALLFREUNDE anbefaler foreningen at tegne en ansvarsforsikring for foreningen.
7. Rejsetid
Arrangementets varighed og indkvarteringen er angivet i kalenderdage. Både ankomstdagen og afrejsedagen regnes som hele kalenderdage.
8. Husregler og adfærdsregler
8.1. Overholdelse af husreglerne
I de reserverede indkvarteringer (f.eks. hoteller, vandrerhjem, skoler, feriecentre) samt på idrætsanlæggene gælder de respektive hus- og anlægsregler. Overholdelse heraf er obligatorisk for alle deltagere og ledsagere.
8.2. Ansvar ved overtrædelser og oprydningsomkostninger
Ved grove overtrædelser af husreglerne (f.eks. støjgener, beskadigelse af ejendom, rygning i bygningen, tilsmudsning ud over det normale) forbeholder tjenesteudbyderne samt BALLFREUNDE sig ret til at opkræve særlige rengørings- eller reparationsomkostninger direkte hos foreningen. Alvorlige overtrædelser kan føre til udelukkelse af enkelte deltagere eller hele gruppen i henhold til punkt 5.5 eller punkt 11.
8.3. Brug af lege- og aktivitetsstationer (f.eks. hoppeborge)
Brugen af de legestationer, hoppeborge og eventmoduler, der stilles til rådighed af BALLFREUNDE, sker på deltagernes eget ansvar. Tilsynet med mindreårige deltagere på eventområderne påhviler altid foreningens ledsagere henholdsvis de forældremyndighedshavende. De udstillede sikkerheds- og brugsanvisninger (f.eks. maksimalt antal personer, alders-/højdebegrænsninger, aftagning af sko) skal overholdes nøje.
Af sikkerhedsmæssige årsager (især ved ugunstige vejrforhold såsom vind/stormbyger eller regn) har BALLFREUNDE til enhver tid ret til straks at indstille eller begrænse driften af legestationerne. Dette giver ikke anledning til krav om prisnedslag eller erstatning over for foreningen.
9. Sports- og sideprogram
Arrangøren og BALLFREUNDE forbeholder sig retten til at justere turneringsplanen, spillestederne samt sideprogrammet af berettigede årsager eller i tilfælde af force majeure i henhold til punkt 3.3 og punkt 5.2. BALLFREUNDE påtager sig intet ansvar for manglende eller ufuldstændig gennemførelse af programpunkter, forudsat at dette skyldes omstændigheder, der ligger uden for BALLFREUNDE’s indflydelse.
10. Ansvar, reklamation og forældelse
10.1. Ansvarsbegrænsning i B2B-forholdet
BALLFREUNDE hæfter ubegrænset for skader som følge af død, legemsbeskadigelse eller sundhedsskade, der skyldes en forsætlig eller uagtsom pligtforsømmelse fra BALLFREUNDE eller en lovbestemt repræsentant eller en fuldmægtig. For øvrige skader hæfter BALLFREUNDE kun i tilfælde af forsæt og grov uagtsomhed. Ved let uagtsomhed hæfter BALLFREUNDE kun i tilfælde af overtrædelse af en væsentlig kontraktforpligtelse (kardinalforpligtelse), hvis opfyldelse er en forudsætning for, at kontrakten overhovedet kan gennemføres korrekt; i dette tilfælde er erstatningsansvaret begrænset til den forudsigelige, typisk opståede gennemsnitlige skade.
10.2. Formidlede eksterne ydelser
BALLFREUNDE påtager sig ikke ansvar for mangler ved ydelser, personskader eller materielle skader i forbindelse med tredjepartsydelser, som udelukkende formidles og i udbuddet udtrykkeligt er angivet som tredjepartsydelser (f.eks. udflugter arrangeret af tredjepart, adgangsbilletter til parker, offentlig transport).
10.3. Eget ansvar og sportsskader
Deltagelse i sports- og fritidsaktiviteter sker på foreningens og de enkelte deltageres eget ansvar. BALLFREUNDE hæfter kun for ulykker under sportsarrangementerne, hvis der foreligger egen skyld i henhold til punkt 10.1. Det anbefales, at foreningen og deltagerne tegner en sportsulykkesforsikring samt en rejseforsikring.
10.4. Pligt til at medvirke og anmeldelse af mangler på stedet
Hvis der opstår en mangel ved de kontraktmæssigt forpligtede ydelser, er foreningen (repræsenteret af gruppelederen) forpligtet til straks at anmelde dette skriftligt (f.eks. via e-mail eller messenger) til BALLFREUNDE-medarbejderne på stedet og kræve, at manglen afhjælpes. Undlader foreningen på grund af egen skyld at anmelde manglen, har den ikke ret til prisnedslag eller erstatning i den henseende. BALLFREUNDE-medarbejdere på stedet er ikke bemyndiget til at anerkende juridiske krav.
10.5. Forældelse
Foreningens krav vedrørende manglende opfyldelse af ydelserne i henhold til aftalen forældes et år efter den i aftalen fastsatte afslutning af arrangementet. Dette gælder ikke for krav som følge af skade på liv, legeme eller helbred samt for skader, der skyldes en forsætlig eller groft uagtsom pligtforsømmelse fra BALLFREUNDE; for disse gælder de lovbestemte forældelsesfrister.
11. Udelukkelse fra deltagelse og afrejse i gruppe
11.1. Årsager til udelukkelse
Hvis en deltager, træner eller ledsager opfører sig på en måde, der alvorligt truer eller vedvarende forstyrrer BALLFREUNDE’s omdømme, andres sikkerhed, det ordnede forløb af turneringen eller forholdet til samarbejdspartnere (f.eks. overnatningssteder, transportselskaber, idrætsanlæg), kan den pågældende person udelukkes fra yderligere deltagelse i arrangementet.
11.2. Hjemrejse for mindreårige
Hvis en mindreårig deltager udelukkes, er foreningen (repræsenteret af den lokale gruppeleder) forpligtet til straks at sørge for passende tilsyn og deltagerens øjeblikkelige hjemrejse for egen regning. BALLFREUNDE kan yde støtte til organiseringen; alle deraf følgende ekstraomkostninger afholdes af foreningen.
11.3. Udelukkelse af hold og overordnet tilsyn
Bestemmelserne i punkt 11.1 og 11.2 gælder tilsvarende for hele hold eller foreninger. Hvis en ledsager på grund af en udelukkelse er nødt til at rejse hjem sammen med en mindreårig deltager, og der ikke længere er tilstrækkeligt med myndige ledsagere i henhold til punkt 6.1 til rådighed for den resterende gruppe på stedet, er hele gruppen forpligtet til straks at forlade arrangementet for egen regning. Der er i disse tilfælde ikke ret til forholdsmæssig refusion af gebyrerne.
12. Generelle bestemmelser, foreningens samtykke og billedrettigheder
12.1. Repræsentation og information i foreningen
Ved afsendelse af tilmeldingen og accept af disse generelle forretningsbetingelser erklærer tilmelderen på vegne af den deltagende forening, at foreningens bestyrelse (§ 26 BGB) samt de respektive gruppe- og rejseledere er blevet informeret om indholdet af disse generelle forretningsbetingelser samt turneringsreglerne og fuldt ud tilslutter sig disse. Klubben sikrer, at alle forpligtelser over for BALLFREUNDE overholdes af de bemyndigede personer. BALLFREUNDE anbefaler på det kraftigste, at klubberne tegner en klubansvarsforsikring samt en gruppeulykkesforsikring for alle deltagere.
12.2. Rettigheder til billeder, fotografier og film
I forbindelse med BALLFREUNDE’s arrangementer foretages der foto-, video- og lydoptagelser af turneringsscener, prisoverrækkelser, deltagere, trænere og tilskuere. BALLFREUNDE bruger dette mediemateriale til reportager, dokumentation samt til at promovere egne fremtidige arrangementer (f.eks. på sin egen hjemmeside, på sociale medier, i flyers, trykte medier, imagefilm og magasiner).
12.3. Foreningens oplysningspligt og indsigelse
Foreningen forpligter sig til at informere deltagerne – eller, hvis der er tale om mindreårige deltagere, deres værger – om optagelse og brug af foto- og videooptagelser i forbindelse med turneringen. Hvis en person ikke giver sit samtykke til offentliggørelse af optagelser, hvor vedkommende fremhæves individuelt og specifikt (enkelte portrætter/nærbilleder), kan der gøres indsigelse mod anvendelsen på stedet over for BALLFREUNDE-turneringsledelsen eller skriftligt (via e-mail til info@ballfreunde.com).
13. Afsluttende bestemmelser, gældende lovgivning og værneting
13.1. Gældende lovgivning
Der gælder udelukkende lovgivningen i Forbundsrepublikken Tyskland, idet FN’s konvention om internationale køb (CISG) er udelukket.
13.2. Værneting for B2B-aftaler
Da aftaleparten er en idrætsforening, et forbund eller en anden erhvervskunde (B2B), er den eksklusive værneting for alle tvister, der udspringer af eller har forbindelse med denne aftale, BALLFREUNDE GmbH’s hjemsted.
13.3. Skriftlig form
Tilføjelser, ændringer og sideaftaler til disse betingelser skal være i skriftlig form for at være gyldige (e-mail er tilstrækkeligt).
13.4. Salvatorisk klausul
Skulle en bestemmelse i disse generelle forretningsbetingelser være eller blive ugyldig eller umulig at gennemføre, påvirker dette ikke gyldigheden af de øvrige bestemmelser. I stedet for den ugyldige eller uigennemførlige bestemmelse anses den gyldige bestemmelse, der kommer tættest på den ugyldige bestemmelses økonomiske formål, for at være aftalt.